Свидетельство о рождении, о браке или иной официальный документ в другой стране ЕС: без апостиля, заверенные копии, переводы и многоязычные формы (Регламент (ЕС) № 2016/1191)

Португалке, живущей в Брюсселе, нужно свидетельство о рождении, чтобы зарегистрировать своего ребёнка. Поляк, вступающий в брак во Флоренции, должен подтвердить, что способен вступить в брак. Гражданин Франции в Мюнхене хочет баллотироваться на муниципальных выборах. Румынская пара, разводящаяся в Валенсии, должна подтвердить факт брака. У каждого из них есть документ, выданный одним государством — членом ЕС, и его нужно представить органам другого. С 16 февраля 2019 года Регламент (ЕС) № 2016/1191 устанавливает правила для этого шага в отношении определённого перечня документов: без легализации, без апостиля, с более простыми правилами о копиях и переводах и с многоязычной формой, которая прилагается к документу по запросу.

Это руководство написано для граждан ЕС и семей, которые переезжают из одного государства-члена в другое и должны использовать там свои документы о гражданском состоянии и сходные документы: чтобы зарегистрировать рождение, вступить в брак или зарегистрированное партнёрство, развестись, изменить имя, обратиться за гражданством либо голосовать или баллотироваться на выборах. Оно следует тексту Регламента (ЕС) № 2016/1191 Европейского парламента и Совета от 6 июля 2016 года о содействии свободному передвижению граждан путём упрощения требований к представлению определённых официальных документов в Европейском союзе и о внесении изменений в Регламент (ЕС) № 1024/2012, в редакции, опубликованной в Официальном журнале (L 200 от 26 июля 2016 года). Руководство касается формальностей, а не правового действия содержания документа.

Что делает Регламент и чего он не делает (статьи 1, 2(4) и 27)

Статья 1(1) описывает предмет Регламента. В отношении определённых официальных документов, которые выданы органами одного государства-члена и должны быть представлены органам другого государства-члена, он предусматривает систему (a) освобождения от легализации или аналогичной формальности и (b) упрощения иных формальностей. Иные формальности — это требование представить заверенные копии и переводы официальных документов (статья 3(5)). Статья 1(2) добавляет третий элемент: многоязычные стандартные формы, которые используются как вспомогательное средство перевода и прилагаются к официальным документам, касающимся семи из охватываемых Регламентом фактов (см. ниже).

Второй подпункт статьи 1(1) легко упустить из виду. Без ущерба для первого подпункта Регламент не препятствует лицу пользоваться иными системами легализации или аналогичной формальности, применимыми в государстве-члене. Таким образом, Регламент предлагает путь, но не устраняет другие пути, существующие в государстве-члене.

Не менее важно то, чего Регламент не касается. Согласно статье 2(4) он не применяется к признанию в государстве-члене правовых последствий, связанных с содержанием официальных документов, выданных органами другого государства-члена. Пункт 18 преамбулы поясняет, что Регламент не имеет целью изменить материальное право государств-членов по охватываемым им вопросам. Поэтому вопрос о том, порождают ли брак, усыновление или изменение имени, зафиксированные в документе, правовые последствия в государстве-члене, где документ представляется, Регламент не решает.

Согласно статье 27(2) Регламент применяется с 16 февраля 2019 года; для отдельных подготовительных положений установлены более ранние даты (статья 24(2) — с 16 февраля 2017 года; статья 12 и статья 24(3) — с 16 февраля 2018 года; статья 22 и статья 24(1) — с 16 августа 2018 года). Регламент обязателен во всех своих частях и подлежит прямому применению во всех государствах-членах (статья 27).

Какие документы охвачены: тринадцать фактов и документы для выборов (статьи 2(1) и 2(2))

Статья 2(1) определяет сферу действия через цель документа. Регламент применяется к официальным документам, выданным органами государства-члена в соответствии с его национальным правом, которые должны быть представлены органам другого государства-члена и основная цель которых — удостоверить один или несколько из следующих фактов:

(a) рождение; (b) факт нахождения лица в живых; (c) смерть; (d) имя; (e) брак, включая способность вступить в брак и семейное положение; (f) развод, раздельное проживание супругов или признание брака недействительным; (g) зарегистрированное партнёрство, включая способность вступить в зарегистрированное партнёрство и статус зарегистрированного партнёрства; (h) прекращение зарегистрированного партнёрства, раздельное проживание партнёров или признание зарегистрированного партнёрства недействительным; (i) происхождение (родительство); (j) усыновление; (k) домицилий и/или место жительства; (l) гражданство; и (m) отсутствие судимости.

Пункт 12 преамбулы добавляет, что официальные документы об изменении имени также следует рассматривать как официальные документы, основная цель которых — удостоверить имя лица. Поэтому тот, кто изменил имя в одном государстве-члене и должен подтвердить это в другом, может опираться на подпункт (d).

Подпункт (m) содержит собственное условие. Документы об отсутствии судимости охвачены при условии, что они выданы гражданину Союза органами государства-члена, гражданином которого он является (статья 2(1)(m)). Справка, выданная гражданке Италии органами другого государства-члена, например того, где она живёт, этому условию не отвечает.

Статья 2(2) распространяет сферу действия на ещё одну группу. Регламент применяется также к официальным документам, представления которых могут потребовать от граждан Союза, проживающих в государстве-члене, гражданами которого они не являются, когда эти граждане желают голосовать или баллотироваться на выборах в Европейский парламент или на муниципальных выборах в государстве-члене проживания на условиях, установленных соответственно Директивой 93/109/ЕС и Директивой Совета 94/80/ЕС.

Критерий основной цели задаёт внешнюю границу: упоминание имени или даты рождения не вводит документ в сферу статьи 2(1). Дипломы, свидетельства и иные документы о формальной квалификации, а также официальные документы о правовом статусе и представительстве компании или иного предприятия не входят в перечень фактов. Статья 26(2) обязывала Комиссию оценить целесообразность распространения сферы действия на эти документы, а также на официальные документы, удостоверяющие официально признанную инвалидность; это положение о пересмотре, а не расширение сферы действия.

Что считается официальным документом (статья 3)

Статья 3(1) придаёт понятию официальные документы широкое значение. Оно охватывает: (a) документы, исходящие от органа или должностного лица, связанного с судами или трибуналами государства-члена, включая документы, исходящие от прокурора, секретаря суда или судебного исполнителя (huissier de justice); (b) административные документы; (c) нотариальные акты; (d) официальные свидетельства, проставленные на документах, подписанных лицами в частном качестве, например официальные свидетельства о регистрации документа или о том, что он существовал на определённую дату, а также официальные и нотариальные засвидетельствования подписей; и (e) документы, составленные дипломатическими или консульскими представителями государства-члена, действующими в официальном качестве на территории любого государства, если такие документы должны быть представлены на территории другого государства-члена или дипломатическим или консульским представителям другого государства-члена, действующим на территории третьего государства.

Нотариальный акт или официальное засвидетельствование подписи является официальным документом в смысле статьи 3(1); Регламент распространяется на него, если он также отвечает требованиям статьи 2.

Пункт 17 преамбулы указывает, что документы, выданные частными лицами, ввиду их иной правовой природы исключены из сферы действия. Подпункт (d) статьи 3(1) включает официальное свидетельство, проставленное на таком документе, например засвидетельствование подписи, а не сам частный документ.

Заверенная копия — это копия оригинала официального документа, подписанная и удостоверенная как точное и полное воспроизведение этого оригинала органом, уполномоченным на это по национальному праву того же государства-члена, которое первоначально выдало официальный документ (статья 3(7)). Пункт 8 преамбулы добавляет, что Регламент не распространяется на копии заверенных копий.

Пункт 10 преамбулы объясняет ещё одно исключение: Регламент не применяется к паспортам и удостоверениям личности, выданным в государстве-члене, поскольку такие документы не подлежат легализации или аналогичной формальности при представлении в другом государстве-члене.

Без легализации, без апостиля и заверенные копии (статьи 3(3), 3(4), 4 и 5)

Основное правило кратко. Согласно статье 4 официальные документы, на которые распространяется Регламент, и их заверенные копии освобождаются от всех форм легализации и аналогичной формальности.

Оба термина определены. Легализация — это формальность, удостоверяющая подлинность подписи должностного лица, качество, в котором действовало подписавшее документ лицо, и, в соответствующих случаях, подлинность печати или штампа, которыми скреплён документ (статья 3(3)). Аналогичная формальность — это проставление удостоверительной надписи, предусмотренной Конвенцией об апостиле (статья 3(4)), то есть Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участниками которой, как отмечено в пункте 2 преамбулы, являются все государства-члены. В отношении документа, на который распространяется Регламент, орган государства-члена, где документ представляется, не может требовать ни того, ни другого.

Пункт 5 преамбулы описывает, как это сочетается с Конвенцией об апостиле. Органы государств-членов не должны иметь возможности требовать апостиль, когда лицо представляет им официальный документ, на который распространяется Регламент и который выдан в другом государстве-члене. Вместе с тем Регламент не должен препятствовать государствам-членам проставлять апостиль, если лицо решит его запросить, и не должен препятствовать лицу и дальше использовать в одном государстве-члене апостиль, проставленный в другом.

Статья 5 упрощает правила о копиях в двух отношениях. Во-первых, если государство-член требует представить оригинал официального документа, выданного органами другого государства-члена, органы государства-члена, где документ представляется, не вправе дополнительно требовать представления его заверенной копии (статья 5(1)). Во-вторых, если государство-член допускает представление заверенной копии официального документа, его органы принимают заверенную копию, изготовленную в другом государстве-члене (статья 5(2)).

Статья 5(2) действует там, где государство-член допускает заверенные копии; сама она не обязывает государство-член их допускать. Согласно статье 4 заверенная копия сама освобождается от легализации и апостиля.

Переводы: когда их нельзя требовать, и заверенные переводы (статья 6)

Статья 6(1) называет две ситуации, в которых перевод не может быть потребован.

(a) Язык. Официальный документ составлен на официальном языке государства-члена, где он представляется, или, если в этом государстве-члене несколько официальных языков, на официальном языке или одном из официальных языков места его представления, либо на любом другом языке, который это государство-член прямо приняло. Каждое государство-член должно было сообщить Комиссии языки, которые оно принимает для этой цели (статья 24(1)(a)), и Комиссия делает эту информацию общедоступной через Европейский портал электронного правосудия (статья 24(5)).

(b) Многоязычная стандартная форма. К официальному документу, касающемуся одного из семи фактов, для которых существуют формы (рождение, факт нахождения лица в живых, смерть, брак, зарегистрированное партнёрство, домицилий и/или место жительства, отсутствие судимости), в соответствии с условиями Регламента приложена многоязычная стандартная форма, при условии, что орган, которому представляется официальный документ, считает содержащуюся в многоязычной стандартной форме информацию достаточной для рассмотрения официального документа.

Оговорка в подпункте (b) даёт органу, которому представляется документ, реальную свободу усмотрения. Пункт 24 преамбулы указывает, что от лица, представляющего официальный документ с приложенной многоязычной стандартной формой, не следует требовать перевода, но что орган, которому документ представляется, должен в конечном счёте решить, достаточна ли информация в форме для целей рассмотрения документа. Пункт 25 преамбулы добавляет, что этот орган может в исключительных случаях, если это необходимо для рассмотрения документа, потребовать перевод или транслитерацию содержания многоязычной стандартной формы на официальный язык своего государства-члена или, если в этом государстве-члене несколько официальных языков, на официальный язык или один из официальных языков места представления документа, при условии, что этот язык является также одним из официальных языков институтов Союза.

За пределами двух ситуаций статьи 6(1) Регламент не освобождает документ от перевода. Что он обеспечивает во всех случаях, так это действие заверенного перевода через границу: согласно статье 6(2) заверенный перевод, выполненный лицом, имеющим на это право по законодательству государства-члена, принимается во всех государствах-членах. Если государства-члены ведут списки лиц, имеющих право выполнять заверенные переводы, они должны были сообщить их Комиссии (статья 24(1)(d)), и эта информация также публикуется на Европейском портале электронного правосудия (статья 24(5)).

Многоязычные стандартные формы: для каких документов, как они выдаются и какое значение имеют (статьи 7–12)

Для каких документов. Многоязычные стандартные формы существуют для семи из тринадцати фактов статьи 2(1): рождение, факт нахождения лица в живых, смерть, брак (включая способность вступить в брак и семейное положение), зарегистрированное партнёрство (включая способность вступить в зарегистрированное партнёрство и статус зарегистрированного партнёрства), домицилий и/или место жительства и отсутствие судимости (статьи 1(2) и 7(1)). Регламент не устанавливает форм для документов об имени, разводе, раздельном проживании супругов или признании брака недействительным, о прекращении зарегистрированного партнёрства, о происхождении, усыновлении или гражданстве.

По запросу. Согласно статье 7(1) к официальным документам по этим семи фактам, которые государство-член сообщило в соответствии со статьёй 24(1)(c), то есть к его перечню официальных документов, к которым многоязычные стандартные формы могут прилагаться как надлежащее вспомогательное средство перевода, по запросу лица, имеющего право на получение официального документа, прилагается многоязычная стандартная форма. Лицо должно её запросить. Форма выдаётся органом и содержит дату выдачи, подпись и, в соответствующих случаях, печать или штамп выдавшего органа (статья 7(2)).

Вспомогательное средство перевода, а не справка. Формы прилагаются к официальным документам, используются как вспомогательное средство перевода и не имеют самостоятельной юридической силы (статья 8(1)). Они не являются выписками из актов гражданского состояния, дословными копиями записей актов гражданского состояния, многоязычными выписками, многоязычными кодированными выписками или многоязычными кодированными свидетельствами о гражданском состоянии (статья 8(2)). Пункт 26 преамбулы добавляет, что формы не должны порождать правовых последствий в части признания их содержания в государствах-членах, где они представляются. Поэтому форма сопровождает документ, к которому она приложена, но не заменяет его.

Использование за рубежом. Многоязычные стандартные формы могут использоваться только в государстве-члене, отличном от государства-члена, где они выданы (статья 8(3)).

Содержание и языки. Каждая форма содержит стандартную часть, при необходимости специфические для страны заголовки граф и глоссарий заголовков на всех официальных языках институтов Союза (статья 9). Выдающий орган заполняет форму на официальном языке своего государства-члена или, если в этом государстве-члене несколько официальных языков, на официальном языке или одном из официальных языков места выдачи (статья 10(1)). Стандартная часть и специфические для страны заголовки граф приводятся на двух языках, каждый из которых является также официальным языком институтов Союза: на официальном языке государства-члена (или места), где форма выдаётся, и на официальном языке государства-члена (или места), где должен быть представлен официальный документ (статья 10(2)). Поэтому выдающему органу нужно знать, в каком государстве-члене документ будет использоваться.

Плата и образцы. Согласно статье 11 государства-члены обеспечивают, чтобы плата за получение многоязычной стандартной формы не превышала стоимости изготовления формы или официального документа, к которому она прилагается, в зависимости от того, какая из них ниже. Регламент устанавливает предел, а не сумму. Согласно статье 12 Европейский портал электронного правосудия содержит для каждого государства-члена образцы многоязычных стандартных форм, касающихся рождения, факта нахождения лица в живых, смерти, брака и, где это применимо, зарегистрированного партнёрства, домицилия и/или места жительства и отсутствия судимости, на всех официальных языках институтов Союза, включающие стандартные части и специфические для страны заголовки граф, сообщённые этим государством-членом.

Если орган сомневается в документе: процедура IMI (статьи 13–16 и 20)

Освобождение от легализации не оставляет орган, которому представлен документ, без средств проверки. Если у органов государства-члена, в котором представлен официальный документ или его заверенная копия, имеется обоснованное сомнение в его подлинности, они предпринимают два шага, чтобы устранить это сомнение (статья 14(1)): (a) проверяют имеющиеся образцы документов в хранилище Информационной системы внутреннего рынка (IMI); и (b) если сомнение сохраняется, направляют через IMI запрос информации органу, выдавшему официальный документ, или, в соответствующих случаях, органу, изготовившему заверенную копию, или обоим, либо соответствующему центральному органу.

Обоснованное сомнение может касаться, в частности, подлинности подписи, качества, в котором действовало подписавшее документ лицо, подлинности печати или штампа либо подделки или искажения документа (статья 14(2)). В запросе должны быть изложены основания (статья 14(3)), к нему прилагается копия документа, передаваемая в электронном виде через IMI; запросы и ответы не облагаются никакими налогами, пошлинами или сборами (статья 14(4)).

Сроки. Органы, получившие запрос, отвечают в кратчайший возможный срок и в любом случае в срок, не превышающий 5 рабочих дней, или 10 рабочих дней, если запрос обрабатывается через центральный орган (статья 14(5), первый подпункт). В исключительных случаях, когда эти сроки не могут быть соблюдены, запрашиваемый и запрашивающий органы договариваются о продлении (статья 14(5), второй подпункт). Эти сроки касаются ответа одного органа другому; для процедуры, в которой используется документ, Регламент сроков не устанавливает.

Если подлинность не подтверждена. Согласно статье 14(6), если подлинность официального документа или его заверенной копии не подтверждена, запрашивающий орган не обязан его рассматривать. Пункт 39 преамбулы добавляет, что в таких случаях, а также если ответ не получен, запрашивающий орган или лицо, представившее документ, должны иметь возможность использовать любые доступные средства для проверки или доказывания его подлинности.

Каждое государство-член назначает не менее одного центрального органа (статья 15(1)). Центральные органы оказывают содействие в связи с запросами информации и, в частности, передают, получают и при необходимости отвечают на такие запросы и предоставляют необходимую информацию (статья 16). Обмен информацией и документами по Регламенту служит исключительно цели проверки компетентными органами подлинности официальных документов через IMI (статья 20(1)).

Конвенция об апостиле, иные соглашения и иные нормы права ЕС (статьи 1(1), 17 и 19)

Регламент задуман так, чтобы действовать наряду с существующими инструментами. Пункт 4 преамбулы называет его отдельным и автономным по отношению к Конвенции об апостиле инструментом; действующая норма об иных системах — второй подпункт статьи 1(1), рассмотренный выше.

Статья 19 определяет соотношение с международными инструментами. Регламент не затрагивает применения международных конвенций, участниками которых на момент его принятия являются одно или несколько государств-членов и которые касаются охватываемых им вопросов (статья 19(1)). Несмотря на это, Регламент в отношении вопросов, к которым он применяется, и в предусмотренной им мере имеет преимущество перед иными положениями двусторонних или многосторонних соглашений или договорённостей, заключённых государствами-членами, в отношениях между участвующими в них государствами-членами (статья 19(2)). Статья 19 не затрагивает второго подпункта статьи 1(1) (статья 19(3)). Регламент также не препятствует государствам-членам вести переговоры о международных соглашениях и договорённостях с третьими странами, заключать, изменять и применять их или присоединяться к ним, если они касаются легализации или аналогичной формальности в отношении официальных документов по вопросам, охватываемым Регламентом, выданных органами государств-членов или третьих стран для использования в отношениях между государствами-членами и соответствующими третьими странами (статья 19(4)).

В рамках права ЕС Регламент не затрагивает иных положений права Союза о легализации, аналогичной формальности или иных формальностях и дополняет их (статья 17(1)).

Документы, выданные за пределами ЕС: турецкие, британские, американские и другие документы третьих стран (статья 2(3))

Согласно статье 2(3) Регламент не применяется (a) к официальным документам, выданным органами третьей страны, и (b) к заверенным копиям таких документов, изготовленным органами государства-члена. Пункт 17 преамбулы подтверждает, что официальные документы третьих стран находятся вне сферы действия Регламента, в том числе если они уже были приняты органами государства-члена как подлинные, и что исключение распространяется на заверенные копии таких документов, изготовленные органами государства-члена.

Турция, Соединённое Королевство и Соединённые Штаты не являются государствами — членами Европейского союза. Свидетельство о рождении, свидетельство о браке или справка об отсутствии судимости, выданные их органами, для целей Регламента являются официальными документами третьей страны. Освобождение от легализации и апостиля, правила о заверенных копиях и переводах и многоязычные стандартные формы Регламента к такому документу не применяются. То же относится к заверенной копии такого документа, изготовленной органом в стране ЕС.

Это не означает, что такой документ нельзя использовать. Это означает, что порядок обращения с ним определяют другие правила: Конвенция об апостиле, если ею связаны и выдающее государство, и государство, где документ представляется, двусторонние соглашения и национальное право государства-члена, где документ представляется. Согласно статье 19(4) Регламент не препятствует государствам-членам заключать и применять соглашения и договорённости с третьими странами о легализации или аналогичной формальности в отношении официальных документов по вопросам, охватываемым Регламентом, для использования в отношениях между государствами-членами и соответствующими третьими странами. Прежде чем получать или заверять документ из страны вне ЕС для использования в стране ЕС, уточните требования у органа, которому будете его представлять, и у выдающего органа. Наше общее руководство по апостилю и легализации документов объясняет оба пути.

Практические шаги перед переездом или представлением документа

1. Определите факт и выдавший орган. Проверьте, что основная цель вашего документа — удостоверить один из фактов статьи 2(1) или что это документ для выборов в смысле статьи 2(2), и что он выдан органами государства-члена. Если он выдан третьей страной, Регламент не применяется (статья 2(3)).

2. Справка об отсутствии судимости? Обратитесь к органам государства-члена, гражданином которого вы являетесь: таково условие статьи 2(1)(m).

3. Запросите многоязычную стандартную форму, когда заказываете документ. Для рождения, факта нахождения лица в живых, смерти, брака, зарегистрированного партнёрства, домицилия и/или места жительства и отсутствия судимости форма выдаётся по запросу лица, имеющего право на получение документа (статья 7(1)). Сообщите выдающему органу, в каком государстве-члене вы будете представлять документ (статья 10(2)).

4. Проверьте языковые правила государства-члена, где представляется документ. Информация о языках, которые принимает каждое государство-член, о документах, к которым могут прилагаться формы, и, если они существуют, о списках лиц, выполняющих заверенные переводы, публикуется на Европейском портале электронного правосудия (статьи 6(1)(a), 24(1) и 24(5)). Если перевод нужен, заверенный перевод, выполненный лицом, имеющим на это право по законодательству любого государства-члена, должен приниматься во всех государствах-членах (статья 6(2)).

5. Оригинал или заверенная копия? Если государство-член, где представляется документ, требует оригинал, его органы не вправе дополнительно требовать заверенную копию (статья 5(1)). Если оно допускает заверенные копии, его органы принимают копию, изготовленную в другом государстве-члене (статья 5(2)); согласно статье 3(7) копию изготавливает орган государства-члена, выдавшего оригинал.

6. От вас требуют апостиль на охватываемый документ? Укажите органу на статью 4: охватываемые официальные документы и их заверенные копии освобождаются от всех форм легализации и аналогичной формальности, а статья 3(4) определяет аналогичную формальность как удостоверительную надпись, предусмотренную Конвенцией об апостиле. Регламент не препятствует вам пользоваться иными системами легализации или аналогичной формальности, применимыми в государстве-члене (статья 1(1), второй подпункт); если документ нужен вам и за пределами ЕС, такое использование Регламентом не регулируется.

7. Если орган сомневается в подлинности. Орган следует процедуре IMI по статье 14. Сохраните контактные данные выдавшего органа: согласно пункту 39 преамбулы вы вправе использовать любые доступные средства для доказывания подлинности, если она не подтверждена.

8. Отделите документ от его правового действия. Регламент не применяется к признанию правовых последствий содержания документа (статья 2(4)). Если вопрос в том, будут ли ваш брак, усыновление, развод или имя иметь правовые последствия в новой стране, Регламент на него не отвечает, и здесь нужна консультация в этой стране. Brisamo поможет вам найти семейного юриста в соответствующей стране.

Часто задаваемые вопросы

редакция Brisamo · Общая информация, а не юридическая консультация. Это руководство содержит общую информацию. Для консультации по вашей ситуации подберите фирму — бесплатно. Как мы готовим и проверяем эти руководства · Найти семейного юриста →