Usare un atto di nascita, di matrimonio o un altro documento pubblico in un altro Paese UE: niente apostille, copie autentiche, traduzioni e moduli multilingue (regolamento (UE) 2016/1191)

Una madre portoghese che vive a Bruxelles ha bisogno del proprio atto di nascita per registrare il suo bambino. Un uomo polacco che si sposa a Firenze deve dimostrare la propria capacità di contrarre matrimonio. Un cittadino francese che vive a Monaco di Baviera vuole candidarsi alle elezioni comunali. Una coppia rumena che divorzia a Valencia deve provare il proprio matrimonio. Ognuno di loro ha un documento rilasciato da uno Stato membro dell'UE e deve presentarlo alle autorità di un altro. Dal 16 febbraio 2019 il regolamento (UE) 2016/1191 disciplina questo passaggio per un elenco definito di documenti: niente legalizzazione, niente apostille, regole più semplici su copie e traduzioni e un modulo multilingue facoltativo allegato al documento.

Questa guida si rivolge ai cittadini dell'UE e alle famiglie che si spostano tra Stati membri e devono utilizzarvi i propri documenti di stato civile e documenti simili: per registrare una nascita, sposarsi o costituire un'unione registrata, divorziare, cambiare nome, chiedere la cittadinanza oppure votare o candidarsi alle elezioni. Segue il testo del regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012, come pubblicato nella Gazzetta ufficiale (L 200 del 26 luglio 2016). Riguarda le formalità, non gli effetti giuridici del contenuto di un documento.

Che cosa fa il regolamento e che cosa non fa (articoli 1, 2, paragrafo 4, e 27)

L'articolo 1, paragrafo 1, descrive l'oggetto del regolamento. In relazione a taluni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro, esso prevede un sistema a) di esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e b) di semplificazione di altre formalità. Le altre formalità sono l'obbligo di produrre copie autentiche e traduzioni di documenti pubblici (articolo 3, punto 5). L'articolo 1, paragrafo 2, aggiunge un terzo elemento: i moduli standard multilingue, da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici relativi a sette dei fatti coperti dal regolamento (si veda più avanti).

Il secondo comma dell'articolo 1, paragrafo 1, sfugge facilmente. Fatto salvo il primo comma, il regolamento non impedisce a una persona di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe. Il regolamento offre quindi una strada; non elimina le altre strade esistenti in uno Stato membro.

Altrettanto importante è ciò che il regolamento lascia invariato. Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4, esso non si applica al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro. Il considerando 18 chiarisce che lo scopo del regolamento non è modificare il diritto sostanziale degli Stati membri nelle materie che disciplina. Se un matrimonio, un'adozione o un cambiamento di nome risultante da un documento produca effetti giuridici nello Stato membro in cui il documento è presentato è quindi una questione a cui il regolamento non risponde.

Ai sensi dell'articolo 27, paragrafo 2, il regolamento si applica a decorrere dal 16 febbraio 2019, con date anteriori per alcune disposizioni preparatorie (l'articolo 24, paragrafo 2, dal 16 febbraio 2017; l'articolo 12 e l'articolo 24, paragrafo 3, dal 16 febbraio 2018; l'articolo 22 e l'articolo 24, paragrafo 1, dal 16 agosto 2018). Il regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri (articolo 27).

Quali documenti rientrano: tredici fatti e i documenti elettorali (articolo 2, paragrafi 1 e 2)

L'articolo 2, paragrafo 1, delimita l'ambito di applicazione in base all'obiettivo del documento. Il regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o più dei seguenti fatti:

a) nascita; b) esistenza in vita; c) decesso; d) nome; e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata; h) scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata; i) filiazione; j) adozione; k) domicilio e/o residenza; l) cittadinanza; e m) assenza di precedenti penali.

Il considerando 12 aggiunge che i documenti pubblici riguardanti il cambiamento di nome dovrebbero considerarsi anch'essi documenti pubblici il cui obiettivo principale è accertare il nome di una persona. Chi ha cambiato nome in uno Stato membro e deve dimostrarlo in un altro può quindi far leva sulla lettera d).

La lettera m) contiene una condizione propria. I documenti relativi all'assenza di precedenti penali rientrano nel regolamento a condizione che siano rilasciati a un cittadino dell'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza (articolo 2, paragrafo 1, lettera m). Un certificato rilasciato a un cittadino italiano dalle autorità di un altro Stato membro, per esempio quello in cui la persona vive, non soddisfa questa condizione.

L'articolo 2, paragrafo 2, estende l'ambito di applicazione a un ulteriore gruppo di documenti. Il regolamento si applica inoltre ai documenti pubblici la cui presentazione possa essere richiesta da cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non sono cittadini quando essi desiderano votare o candidarsi alle elezioni del Parlamento europeo o alle elezioni comunali nel loro Stato membro di residenza, alle condizioni definite rispettivamente nella direttiva 93/109/CE e nella direttiva 94/80/CE del Consiglio.

Il criterio dell'obiettivo principale segna il limite esterno: il fatto che un documento riporti un nome o una data di nascita non lo fa rientrare nell'articolo 2, paragrafo 1. I diplomi, certificati e prove di altre qualificazioni formali e i documenti pubblici relativi allo status giuridico e alla rappresentanza di una società o altra impresa non figurano tra i fatti elencati. L'articolo 26, paragrafo 2, imponeva alla Commissione di valutare l'opportunità di estendere l'ambito di applicazione a tali documenti e ai documenti pubblici attestanti disabilità ufficialmente riconosciute; si tratta di una clausola di riesame, non di un'estensione dell'ambito di applicazione.

Che cosa si intende per documento pubblico (articolo 3)

L'articolo 3, punto 1), attribuisce all'espressione documenti pubblici un significato ampio. Essa comprende: a) i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario (huissier de justice); b) i documenti amministrativi; c) gli atti notarili; d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, i visti per la data certa e le autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata; ed e) i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.

Un atto notarile o un'autenticazione ufficiale di firma è un documento pubblico ai sensi dell'articolo 3, punto 1); rientra nel regolamento quando soddisfa anche l'articolo 2.

Il considerando 17 precisa che, data la loro diversa natura giuridica, i documenti rilasciati da privati sono esclusi dall'ambito di applicazione. Ciò che la lettera d) dell'articolo 3, punto 1), fa rientrare è la dichiarazione ufficiale apposta su tale documento, per esempio l'autenticazione di una firma, non la scrittura privata in quanto tale.

Per copia autentica si intende una copia di un documento pubblico originale firmata e certificata come riproduzione esatta e completa di tale originale da un'autorità legittimata a tal fine ai sensi del diritto nazionale e dello stesso Stato membro che ha inizialmente rilasciato il documento pubblico (articolo 3, punto 7). Il considerando 8 aggiunge che il regolamento non si applica alle copie di copie autentiche.

Il considerando 10 spiega un'ulteriore esclusione: il regolamento non si applica a passaporti o carte d'identità rilasciati in uno Stato membro, in quanto tali documenti non sono soggetti a legalizzazione o formalità analoghe quando sono presentati in un altro Stato membro.

Niente legalizzazione, niente apostille, e le copie autentiche (articoli 3, punti 3 e 4, 4 e 5)

La regola centrale è breve. Ai sensi dell'articolo 4, i documenti pubblici disciplinati dal regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe.

I due termini sono definiti. La legalizzazione è la formalità per certificare l'autenticità della firma di un pubblico ufficiale, la veste nella quale ha agito il firmatario del documento e, ove opportuno, l'identità del bollo o del timbro che reca (articolo 3, punto 3). La formalità analoga è l'aggiunta del certificato previsto dalla convenzione sulle apostille (articolo 3, punto 4), cioè la convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, di cui, come ricorda il considerando 2, tutti gli Stati membri sono parti contraenti. Per un documento che rientra nel regolamento, l'autorità dello Stato membro ricevente non può esigere né l'una né l'altra.

Il considerando 5 descrive come questa regola convive con la convenzione sull'apostille. Non dovrebbe essere possibile per le autorità degli Stati membri richiedere un'apostille quando una persona presenta loro un documento pubblico cui si applica il regolamento e rilasciato in un altro Stato membro. Allo stesso tempo, il regolamento non dovrebbe impedire agli Stati membri di apporre un'apostille se una persona sceglie di farne richiesta, né impedire a una persona di continuare a utilizzare in uno Stato membro un'apostille apposta in un altro.

L'articolo 5 semplifica le regole sulle copie in due modi. In primo luogo, laddove uno Stato membro prescriva la presentazione dell'originale di un documento pubblico rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro, le autorità dello Stato membro in cui il documento è presentato non richiedono anche la presentazione di una copia autentica (articolo 5, paragrafo 1). In secondo luogo, qualora uno Stato membro autorizzi la presentazione di una copia autentica, le sue autorità accettano una copia autentica prodotta in un altro Stato membro (articolo 5, paragrafo 2).

L'articolo 5, paragrafo 2, si applica quando uno Stato membro autorizza le copie autentiche; non obbliga di per sé uno Stato membro ad autorizzarle. Ai sensi dell'articolo 4, anche la copia autentica è esente dalla legalizzazione e dall'apostille.

Traduzioni: quando non possono essere richieste e la traduzione certificata (articolo 6)

L'articolo 6, paragrafo 1, elenca due situazioni in cui non è richiesta una traduzione.

a) La lingua. Il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui è presentato o, qualora tale Stato membro abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato, o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro. Ogni Stato membro doveva comunicare alla Commissione le lingue che accetta a questo fine (articolo 24, paragrafo 1, lettera a), e la Commissione rende pubbliche queste informazioni tramite il portale europeo della giustizia elettronica (articolo 24, paragrafo 5).

b) Il modulo standard multilingue. Un documento pubblico relativo a uno dei sette fatti per i quali esistono moduli (nascita, esistenza in vita, decesso, matrimonio, unione registrata, domicilio e/o residenza, assenza di precedenti penali) è corredato, alle condizioni stabilite dal regolamento, di un modulo standard multilingue, purché l'autorità a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.

La condizione della lettera b) lascia all'autorità ricevente un effettivo margine di valutazione. Il considerando 24 afferma che chi presenta un documento pubblico corredato di un modulo standard multilingue non dovrebbe essere tenuto a fornire una traduzione, ma che l'autorità a cui il documento è presentato dovrebbe decidere in via definitiva se le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento. Il considerando 25 aggiunge che tale autorità può eccezionalmente esigere, se necessario per il trattamento del documento, una traduzione o una traslitterazione del contenuto del modulo standard multilingue nella lingua ufficiale del suo Stato membro o, qualora tale Stato membro abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

Al di fuori delle due situazioni dell'articolo 6, paragrafo 1, il regolamento non esonera un documento dalla traduzione. Ciò che garantisce in ogni caso è la circolazione della traduzione certificata: ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, la traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri. Laddove esistano elenchi di persone qualificate a effettuare traduzioni certificate, gli Stati membri dovevano comunicarli alla Commissione (articolo 24, paragrafo 1, lettera d), e anche tali informazioni sono pubblicate sul portale europeo della giustizia elettronica (articolo 24, paragrafo 5).

Moduli standard multilingue: per quali documenti, come vengono rilasciati e quale valore hanno (articoli da 7 a 12)

Per quali documenti. I moduli standard multilingue esistono per sette dei tredici fatti dell'articolo 2, paragrafo 1: nascita, esistenza in vita, decesso, matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata), domicilio e/o residenza e assenza di precedenti penali (articoli 1, paragrafo 2, e 7, paragrafo 1). Il regolamento non istituisce moduli per i documenti relativi a nome, divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, scioglimento di un'unione registrata, filiazione, adozione o cittadinanza.

Su richiesta. Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 1, i documenti pubblici relativi a questi sette fatti che uno Stato membro ha comunicato a norma dell'articolo 24, paragrafo 1, lettera c), cioè il suo elenco dei documenti pubblici cui possono essere allegati i moduli standard multilingue come supporto appropriato per la traduzione, sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard multilingue. La persona deve chiederlo. Il modulo è rilasciato da un'autorità e reca la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell'autorità di rilascio (articolo 7, paragrafo 2).

Un supporto per la traduzione, non un certificato. I moduli sono allegati ai documenti pubblici, sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno alcun valore legale autonomo (articolo 8, paragrafo 1). Non costituiscono estratti di atti di stato civile, copie letterali degli atti di stato civile, estratti multilingue, estratti multilingue e codificati di atti di stato civile né certificati di stato civile multilingue e codificati (articolo 8, paragrafo 2). Il considerando 26 aggiunge che i moduli non dovrebbero produrre effetti giuridici per quanto riguarda il riconoscimento del loro contenuto negli Stati membri in cui sono presentati. Il modulo, dunque, accompagna il documento a cui è allegato; non lo sostituisce.

Uso all'estero. I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati (articolo 8, paragrafo 3).

Contenuto e lingue. Ogni modulo contiene una parte standard, se del caso voci specifiche per paese e un glossario multilingue delle voci in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione (articolo 9). L'autorità di rilascio compila il modulo nella lingua ufficiale del proprio Stato membro o, qualora tale Stato membro abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo di rilascio (articolo 10, paragrafo 1). La parte standard e le voci specifiche per paese compaiono in due lingue, ciascuna delle quali è anche lingua ufficiale delle istituzioni dell'Unione: la lingua ufficiale dello Stato membro (o del luogo) in cui il modulo è rilasciato e la lingua ufficiale dello Stato membro (o del luogo) in cui deve essere presentato il documento pubblico (articolo 10, paragrafo 2). Per questo l'autorità di rilascio deve sapere in quale Stato membro il documento sarà utilizzato.

Spese e modelli. Ai sensi dell'articolo 11, gli Stati membri provvedono affinché le spese per ottenere un modulo standard multilingue non superino il costo di produzione del modulo o del documento pubblico a cui il modulo è allegato, se questo è inferiore. Il regolamento fissa un tetto, non un importo. Ai sensi dell'articolo 12, il portale europeo della giustizia elettronica contiene, per ciascuno Stato membro, modelli di moduli standard multilingue relativi a nascita, esistenza in vita, decesso, matrimonio e, se del caso, unione registrata, domicilio e/o residenza e assenza di precedenti penali, in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione, comprendenti le parti standard e le voci specifiche per paese comunicate dagli Stati membri.

Quando un'autorità dubita di un documento: la procedura IMI (articoli da 13 a 16 e 20)

L'esenzione dalla legalizzazione non lascia l'autorità ricevente priva di strumenti per verificare un documento. Se le autorità di uno Stato membro in cui è presentato un documento pubblico o la sua copia autentica hanno ragionevoli dubbi circa la sua autenticità, l'articolo 14, paragrafo 1, prevede due passaggi per fugare tale dubbio: a) verificare i modelli dei documenti disponibili nel repertorio del sistema di informazione del mercato interno (IMI); e b) se un dubbio persiste, presentare una richiesta di informazioni tramite l'IMI all'autorità che ha rilasciato il documento pubblico o, qualora applicabile, all'autorità che ha prodotto la copia autentica, o ad entrambe, oppure all'autorità centrale competente.

Un ragionevole dubbio può riguardare, in particolare, l'autenticità della firma, la capacità con cui ha agito il firmatario del documento, l'identità del bollo o del timbro oppure la falsificazione o manomissione del documento (articolo 14, paragrafo 2). La richiesta deve specificare le motivazioni su cui si fonda (articolo 14, paragrafo 3) ed essere corredata di una copia del documento, trasmessa per via elettronica tramite l'IMI; tali richieste e le eventuali risposte non sono soggette a imposte, diritti o tasse (articolo 14, paragrafo 4).

Termini. Le autorità richieste rispondono quanto prima possibile e in ogni caso entro cinque giorni lavorativi, ovvero dieci giorni lavorativi qualora la richiesta sia trattata dall'autorità centrale (articolo 14, paragrafo 5, primo comma). In casi eccezionali, qualora non sia possibile rispettare tali termini, l'autorità richiesta e l'autorità richiedente convengono una proroga (articolo 14, paragrafo 5, secondo comma). Questi termini riguardano la risposta tra autorità; il regolamento non fissa alcun termine per il procedimento in cui il documento è utilizzato.

Se l'autenticità non è confermata. Ai sensi dell'articolo 14, paragrafo 6, se l'autenticità del documento pubblico o della sua copia autentica non è confermata, l'autorità richiedente non è obbligata a trattarli. Il considerando 39 aggiunge che, in questi casi e in mancanza di risposta, l'autorità richiedente o la persona che ha presentato il documento dovrebbero essere libere di avvalersi di qualsiasi mezzo disponibile per verificarne o provarne l'autenticità.

Ciascuno Stato membro designa almeno un'autorità centrale (articolo 15, paragrafo 1). Le autorità centrali forniscono assistenza per le richieste di informazioni e, in particolare, trasmettono, ricevono e, laddove necessario, rispondono a tali richieste e comunicano le informazioni necessarie (articolo 16). Lo scambio di informazioni e documenti ai sensi del regolamento si prefigge il solo scopo di verificare l'autenticità dei documenti pubblici da parte delle autorità competenti tramite l'IMI (articolo 20, paragrafo 1).

La convenzione sull'apostille, altri accordi e altre norme dell'UE (articoli 1, paragrafo 1, 17 e 19)

Il regolamento è stato concepito per affiancare gli strumenti esistenti. Il considerando 4 lo descrive come uno strumento separato e autonomo rispetto alla convenzione sull'apostille; la norma operativa sugli altri sistemi è il secondo comma dell'articolo 1, paragrafo 1, illustrato sopra.

L'articolo 19 disciplina il rapporto con gli strumenti internazionali. Il regolamento non pregiudica l'applicazione delle convenzioni internazionali di cui uno o più Stati membri sono parte al momento della sua adozione e che riguardano materie da esso disciplinate (articolo 19, paragrafo 1). In deroga a ciò, per le materie rientranti nel suo ambito di applicazione e nella misura in esso prevista, il regolamento prevale sulle altre disposizioni contenute negli accordi o intese bilaterali o multilaterali conclusi dagli Stati membri nelle relazioni fra gli Stati membri che ne sono parte (articolo 19, paragrafo 2). L'articolo 19 fa salvo l'articolo 1, paragrafo 1, secondo comma (articolo 19, paragrafo 3). Inoltre il regolamento non impedisce agli Stati membri di concludere o applicare accordi con paesi terzi riguardanti la legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del regolamento, da utilizzare nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati (articolo 19, paragrafo 4).

All'interno del diritto dell'Unione, il regolamento non pregiudica l'applicazione di altre disposizioni del diritto dell'Unione sulla legalizzazione, su formalità analoghe o altre formalità, bensì completa tali disposizioni (articolo 17, paragrafo 1).

Documenti rilasciati fuori dall'UE: documenti turchi, britannici, statunitensi e di altri paesi terzi (articolo 2, paragrafo 3)

Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 3, il regolamento non si applica a) ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo, né b) alle copie autentiche di tali documenti prodotte dalle autorità di uno Stato membro. Il considerando 17 conferma che i documenti pubblici di paesi terzi sono esclusi dall'ambito di applicazione anche qualora siano già stati accettati come autentici dalle autorità di uno Stato membro, e che l'esclusione si estende alle copie autentiche di tali documenti prodotte dalle autorità di uno Stato membro.

La Türkiye, il Regno Unito e gli Stati Uniti non sono Stati membri dell'Unione europea. Un atto di nascita, un certificato di matrimonio o un certificato del casellario giudiziale rilasciato dalle loro autorità è, ai fini del regolamento, un documento pubblico di un paese terzo. Non gli si applicano le esenzioni dalla legalizzazione e dall'apostille, le norme su copie autentiche e traduzioni né i moduli standard multilingue del regolamento. Lo stesso vale per una copia autentica di tale documento prodotta da un'autorità di un Paese UE.

Ciò non significa che il documento non possa essere utilizzato. Significa che sono altre norme a stabilire che cosa occorre fare: la convenzione sull'apostille, quando sia lo Stato di rilascio sia lo Stato ricevente vi sono vincolati, gli accordi bilaterali e il diritto nazionale dello Stato membro ricevente. Ai sensi dell'articolo 19, paragrafo 4, il regolamento non impedisce agli Stati membri di concludere o applicare accordi e intese con paesi terzi riguardanti la legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del regolamento, al fine di essere utilizzati nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati. Prima di ottenere o autenticare un documento non UE da usare in un Paese UE, è opportuno verificare il requisito presso l'autorità ricevente e l'autorità di rilascio. La nostra guida generale su apostille e legalizzazione dei documenti illustra le due strade.

Passi pratici prima del trasferimento o della presentazione di un documento

1. Individuare il fatto e l'autorità di rilascio. Verificare che l'obiettivo principale del documento sia accertare uno dei fatti dell'articolo 2, paragrafo 1, o che si tratti di un documento elettorale ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 2, e che sia stato rilasciato dalle autorità di uno Stato membro. Se è stato rilasciato da un paese terzo, il regolamento non si applica (articolo 2, paragrafo 3).

2. Certificato del casellario giudiziale? Richiederlo alle autorità del proprio Stato membro di cittadinanza, poiché questa è la condizione dell'articolo 2, paragrafo 1, lettera m).

3. Chiedere il modulo standard multilingue al momento della richiesta del documento. Per nascita, esistenza in vita, decesso, matrimonio, unione registrata, domicilio e/o residenza e assenza di precedenti penali, il modulo è rilasciato su richiesta della persona avente diritto a ottenere il documento (articolo 7, paragrafo 1). Indicare all'autorità di rilascio in quale Stato membro il documento sarà presentato (articolo 10, paragrafo 2).

4. Verificare le regole linguistiche dello Stato membro ricevente. Le informazioni sulle lingue accettate da ciascuno Stato membro, sui documenti a cui possono essere allegati i moduli e, ove esistano, sugli elenchi dei traduttori qualificati per le traduzioni certificate sono pubblicate sul portale europeo della giustizia elettronica (articoli 6, paragrafo 1, lettera a), 24, paragrafo 1, e 24, paragrafo 5). Se occorre una traduzione, la traduzione certificata effettuata da una persona qualificata ai sensi del diritto di qualsiasi Stato membro deve essere accettata in tutti gli Stati membri (articolo 6, paragrafo 2).

5. Originale o copia autentica? Laddove lo Stato membro ricevente prescriva l'originale, le sue autorità non richiedono anche una copia autentica (articolo 5, paragrafo 1). Qualora autorizzi le copie autentiche, le sue autorità accettano una copia prodotta in un altro Stato membro (articolo 5, paragrafo 2); ai sensi dell'articolo 3, punto 7), la copia è prodotta da un'autorità dello Stato membro che ha rilasciato l'originale.

6. Viene chiesta un'apostille su un documento coperto? Richiamare l'articolo 4: i documenti pubblici coperti e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe, e l'articolo 3, punto 4), definisce la formalità analoga come l'aggiunta del certificato previsto dalla convenzione sulle apostille. Il regolamento non impedisce di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe (articolo 1, paragrafo 1, secondo comma); se il documento serve anche fuori dall'UE, il regolamento non disciplina tale uso.

7. Se l'autorità dubita dell'autenticità. L'autorità segue la procedura IMI dell'articolo 14. Conservare i recapiti dell'autorità di rilascio, poiché il considerando 39 lascia liberi di avvalersi di qualsiasi mezzo disponibile per provare l'autenticità se questa non è confermata.

8. Distinguere il documento dai suoi effetti. Il regolamento non si applica al riconoscimento degli effetti giuridici del contenuto di un documento (articolo 2, paragrafo 4). Se la questione è se il proprio matrimonio, la propria adozione, il proprio divorzio o il proprio nome produrranno effetti nel nuovo Paese, il regolamento non risponde a questa domanda, e serve una consulenza in quel Paese. Brisamo aiuta a trovare un avvocato di famiglia nel Paese interessato.

Domande frequenti

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